1- Objectif
Groupe Édifio et ses résidences s’engagent à protéger la vie privée de ses résidents, clients ainsi que de ses employés. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1) :
- Protège les renseignements personnels contre toute utilisation ou divulgation inappropriée;
- Donne le droit aux personnes d’obtenir des renseignements les concernant;
- Donne le droit aux personnes d’exiger des corrections ou des ajouts à leurs renseignements personnels, si elles estiment que ceux-ci comportent des inexactitudes.
2 – Une définition d’un renseignement personnel
Un renseignement personnel désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier (nom, adresse, courriel). Il peut être admissible sous différentes formes : écrite, graphique, visuelle, informatisée ou autre.
3 – Déclaration de protection de la confidentialité
Groupe Édifio s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses résidents, ses clients, ainsi que des membres de son conseil d’administration, conseil exécutif, de son personnel et de ses autres intervenants, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP).
4 – Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou auprès de tiers, avec votre consentement, sont nécessaires pour que nous puissions vous offrir les services que vous souhaitez obtenir. Si vous refusez de nous les communiquer ou de nous donner les consentements requis à leur égard, il se pourrait qu’il nous soit impossible de faire affaire avec vous.
Nous recueillons les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l’objet du dossier et n’utilisons que des moyens licites pour ce faire. Ces renseignements personnels doivent d’abord être recueillis auprès de vous. Sous réserve des exceptions prévues à la loi, ce n’est qu’avec votre consentement que nous pouvons recueillir auprès de tiers des renseignements personnels qui vous concernent. Lorsque cela se produit, la source de ces renseignements est inscrite au dossier.
Les propositions et formulaires que nous utilisons comportant une section relative au consentement nous permettant de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui vous concernent dans certaines circonstances. Il est important de prendre connaissance de cette section avant d’y apposer votre signature.
Nous vous demandons toujours votre consentement avant de recueillir ou de communiquer tout renseignement d’ordre médical vous concernant. Lorsque nous constituons un dossier sur vous, nous vous informons :
- De l’objet de ce dossier;
- De l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels qu’il contient;
- Des catégories de personnes qui auront accès aux renseignements personnels contenus au dossier;
- De l’endroit où le dossier sera détenu;
- Du droit d’accès aux renseignements personnels contenus au dossier ou du droit de rectification de ceux-ci ;
- Des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
5 – Quels types de renseignements personnels sont-ils recueillis ?
Groupe Édifio peut recueillir des renseignements, tels les courriels, les adresses et les numéros de téléphone d’individus qui s’inscrivent comme participant aux activités de loisirs; souscrivent à un abonnement auprès d’un fournisseur autorisé (téléphonie, câblodistribution, service internet, etc.); font un don; participent aux conférences, aux formations, à des réunions ou toute information requise pour des services de santé et/ou gouvernementaux.
6 – Où sont-ils conservés et qui en possède l’accès ?
Toutes les coordonnées des résidents, des clients, des membres du conseil d’administration, conseil exécutif et du personnel sont conservés dans des bases de données confiées aux personnes désignées de l’équipe du Groupe Édifio. Ces bases contiennent également les coordonnées personnelles que ces personnes auraient pu fournir. Cependant, elle ne contient aucune information de caractère financier, tels des numéros de carte de crédit. Les originaux des formulaires de commande (sur lesquels un numéro de carte de crédit peut avoir été fourni) et les photocopies des chèques sont gardés dans des classeurs barrés et/ou numérisés et sécurisés.
7 – Quelles sont les mesures de sécurité en place ?
Les bases de données sont protégées par un mot de passe et seules les personnes désignées de l’équipe du Groupe Édifio y ont accès. Les ordinateurs sont également protégés par des mots de passe et le système de fichiers communs n’est accessible en ligne qu’au personnel du Groupe. Groupe Édifio ne vend ni n’échange ni ne loue aucun renseignement personnel à d’autres organismes ou individus. Seulement, sur demande, des informations peuvent-être transmises aux autorités provinciales ou fédérales afin de se conformer à une directive, une loi et/ou règlement.
8 – Conservation, destruction et l’anonymisation des renseignements personnels
Destruction, anonymisation et conservation des renseignements personnels de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier établi par règlement du gouvernement (ex : pour des obligations fiscales, certification de résidence privées pour aînés).
9 – Portabilité des données
À venir en fonction des propositions définies par la Commission d’accès à l’information CAI Septembre 2024
10 – Violation de la confidentialité
En cas d’incident de confidentialité qui implique vos renseignements personnels, vous devez communiquer par courriel ou téléphone :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Yves Boyer
Directeur – développement et technologie
Groupe Édifio
3205, boul. des Entreprises
Bureau 200
Terrebonne (Québec) J6X 4J9
Téléphone : 514-284-7070
Communiquer par courriel confidentialite@groupeedifio.com
Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente politique.